イベントや見学で接触した

未就園児の名簿は管理されていますか？

 

この名簿の管理が行き届いていることにより

園児獲得の目標達成に対して

どの程度見込みがあるのかを知ることができます。

 

そして、見込み数の程度が把握できることにより、

更なるイベントを実施したり告知を強化したり等

適切な仕掛けが実施できるのです。

 

 

今回は名簿管理の重要性と、

名簿管理のポイントについて解説していきます。

            

 

未就園児の名簿管理は、

園児募集を達成する上で欠かせません。

 

例えば、入園説明会の告知をして少しずつ申込者が増えてきた時に、

このまま反応を待てばよいのか？

広告を使って告知を強化するべきか？という判断をするためには、

学年別の申込者数や、昨年度の申込者数を把握している必要があります。

 

さらに、例年の入園説明会参加者の入園決定率が分かっていると、

『申込者数×入園決定率＝入園者の見込み』が導かれ、

申込者数の目標値も明確になります。

 

入園決定率は、以下のようにカテゴリ別で把握できると良いでしょう。

 

 

 

名簿の中には、

在園児の弟妹でありながら2歳児親子教室にも参加している等

複数のカテゴリに該当する場合も多くあります。

 

そのため、名簿を一元管理し

“接触のきっかけ”を特定することが重要です。

 

例えば、以下の表であれば、

入園に至った7名の接触のきっかけは

「A. 弟妹」「B. 2歳児親子教室」に分類されます。

この場合、入園決定率が高いカテゴリはA・Bとなるため

園児募集の過程でA・Bの母数が足りないのであれば

更なるイベントの仕掛けを行い

“新規名簿”を獲得する必要があると判断することができます。

 

このように、名簿の数字をよく管理しておくことで、

今置かれている状況を把握することができ

次なる一手を仕掛けやすくなるのです。

 

次に、未就園児名簿の管理における

ポイントを解説していきます。

 

■名簿管理はExcelを使用する！

イベントの参加者をその都度手書きでリストにしていませんか？

Excelで管理することで、「フィルター機能」で名簿を並び替えたり

「検索機能」で特定の人を探したりできるため、使い勝手が一気に高まります。

 

毎年度のデータとして蓄積させることもできるので、

手書きの用紙よりも圧倒的に管理がしやすくなります。

 

 

■生年月日は必ず把握する！

イベントに参加した未就園児の生年月日は、

申し込み時点で必ず把握しておきましょう。

 

生年月日が分かると学年を特定でき、

来年度の年少対象なのか、満3歳児対象なのか区別できます。

入園者の見込みを把握する上で、対象学年の特定は必須事項です。

 

 

■参加したイベントを記録する！

名簿には、参加したイベントが分かるように記録しましょう。

イベントに参加した人が、新規なのか、

既に来園したことのある人なのかを把握することで、

集客効果を図ることに繋がります。

 

また、新規名簿が増える時期を知ることもできるため

未就園児向けのイベントを企画する時期を判断しやすくなります。

 

 

このメルマガを読まれた皆様には、

名簿管理をスムーズにしていただけるよう、

フォーマットをご用意いたしました。どうぞご活用ください！

▼園児募集マスター名簿フォーマット（Excel）

https://gclip.net/mailmaga_folder/221011.zip

 

 

未就園児名簿の管理は、

園児募集を達成する上で欠かせないキホンと言えます。

 

今年度、また来年度の園児募集に向けて

名簿管理体制を振り返り、ぜひ実践してみてください！